如果您想改善网站的性能并开始进行一些初步研究，则可能会遇到一些问题。 其中之一可能是“什么是表单自动化，我是否需要它用于我的业务？” 表单自动化以其最简单的配置来获取您曾经在一张纸上填写的信息，并以电子方式将其填写。 在其更高级的版本中，表单自动化使用收集到的信息来实现其他业务目标。
这是一个表格自动化如何帮助企业寻求成长的示例。
假设您是保险代理人：
- 客户致电您的办公室，要求报价。
- 您通过蜗牛邮件发送电子邮件或发送表格。 客户端打印它们，填写信息，然后将它们扫描到计算机中以通过电子邮件发送，传真回去，或者通过蜗牛邮件将它们退回。 任何附件都将添加到电子邮件，通过传真或通过蜗牛邮件与表格一起发送。
- 您的办公室将获取信息，将数字输入您的报价系统，并最终向客户报价。
效率低下似乎很明显，对吧？ 可以将这三个步骤简化为：
- 您的客户打电话给您，并给他一个指向Web表单的链接和密码。 更好的是，客户找到了您的网站，然后单击“获取报价”，将其直接插入表格中。
- 客户填写表格，包括电子签名，并附上相关文件和数字图片。
- 您会收到有关新客户的电子通知，现在您拥有快速自动报价所需的所有信息。
您的客户不用花几天时间就能得到报价，而是可以在几个小时内得到一个报价。
这个简单的场景说明了表单自动化的基础，但是它不仅仅具有在线表单。 继续阅读以了解其他内容 表格自动化 可以提供。
表单自动化方法
在深入研究所有多汁的细节之前，请考虑表单自动化可以采用两种方法。
- 原理方法 指的是表格的类型：申请，合同，调查，设置约会等等。
- 练习方法 是指使表格自动化的软件工具。
要充分利用表单自动化，您需要同时使用两种方法。 构建表单和收集数据是一个不错的开始，但是将其与您的其余运营计划相集成是制定真正全面战略的关键。
表单自动化只是整合营销自动化和CRM（客户关系管理）的一种方法 自动化 进入您的业务策略，但这很关键。 表单自动化使您可以收集成功的整体自动化系统所需的所有数据。
表单自动化的优势
根据上面的示例，您可能想要自动化表单的原因似乎很简单，但是为了以防万一，让我们对其进行概述：
- 您消除浪费和效率低下。 当员工不必处理返工，等待邮件以及从客户在纸上提供的信息中出现的来回问题时，他们可以将精力集中在更重要的任务上。
- 在线表格可以经常快速地修改。 纸质表格必须更新和打印，这需要时间。 您可以每天根据需要的信息更改电子表格。
- 您可以自定义表格并根据先前的答案添加智能问题。
- 表单可以在您的整个办公室中完成并立即共享，从而简化了工作流程。 您可以将表格绑定到CRM中。
- 字段是可搜索的-例如，找到丹佛的所有客户。 或按生日筛选客户，向他们发送问候。
- 可以将收集的数据转换成报告，以帮助您分析客户群并制定营销策略。
如何从表单自动化开始
如果您是一家较新的公司，则从约会设置或 报名表格.
访问您网站的客户可以单击显示您的表单的按钮。 一旦填写好并点击发送，它们便立即成为您系统的一部分。
通知会提醒处理客户关系这一方面的员工。 在这里，您可以制定时间表，将客户添加到邮件列表中，并提醒他们销售情况。
如果您的公司正在从基于纸张的系统迁移，则一定要为新客户启动表单自动化，并草拟具体计划以将旧文件传输到系统中。 扫描仪和光学字符识别（OCR）软件可以帮助您系统地处理那些旧文件。
如果原始文件被损坏（纸张和墨水永远不会永远存在），则将副本扫描到数字位置可提供一个备份系统。 OCR技术非常准确，甚至可以在家中使用。 拥有数字文件并能够从中提取信息可以创建选项。
什么是表格自动化软件
在网上简单地提供一种表单和拥有一种能够自动化的表单之间存在很大的区别。 表单自动化的真正美在于您如何利用信息来发挥自己的优势。
例如，企业主可以在Microsoft Excel中创建一个表单，然后让其客户填写。 然后，他们可以在下次与他们交谈时参考其表格，因此从技术上讲，他们的表格是自动的。
但是要充分利用该技术，您希望从这些表格中提取信息，并使用它来扩展业务并提供出色的客户服务。
这些数据可以帮助您更好地与客户沟通，发现趋势，交叉销售以及预测您的业务需求。
在表单自动化软件中寻找什么
您的业务类型和目标决定了您要寻找的目标 表格自动化软件。 考虑以下：
可定制的表格
如前所述，智能表格具有多种用途。 他们合并了以先前的答案为基础的问题。 是或否的答案会产生特定的问题，并相应地指导客户。
能够快速轻松地更改内容，使您可以灵活地适应季节或趋势。 为特定的受众特征定制表格有助于您进入目标市场。
如果软件具有一组模板，则无需从头开始。 选择并选择您需要的信息和您想问的问题。
移动问题，直到顺序合理为止，然后根据需要重新措词。 灵活性在这里至关重要。
我们上面的保险示例受益于附加图片的选项。 音频和视频也可以被附加。
安全分享
表单自动化软件必须通过保护客户的信息免受黑客攻击，使客户高枕无忧。 对于软件而言，通过Internet安全地传输敏感信息至关重要。
云存储
云存储消除了一个办公室，里面装满了文件柜。 确保它提供了快速简便的访问权限，并在发生故障的情况下提供了安全的备份。
当您准备就绪时，云系统可以提供脱机工作以及将信息上传到云的选项。 确定您是否至少可以脱机访问数据。
电子签名
如果您与全国各地的人签订合同，则必须具有电子签名功能。 这是节省时间的重要方法。
之路
这方面将使您的业务更上一层楼。 您希望能够使表单数据与业务的其他部分一起工作。
营销和CRM自动化系统使用收集的数据与各个客户进行沟通 触发点。 表单是一种更好地了解您的客户的好方法。
使用数据发送新闻稿或表格，触发销售人员跟进，查看客户感兴趣的内容，等等。 对客户提出的问题要多加思考，因为他们的回答可以提供有价值的信息。
准备合并表单自动化吗？
既然您已经掌握了表单自动化的基础，那么您就可以开始探索它可以使您的业务受益的特定方式了。
为您的企业提供完美的解决方案，不仅可以节省开支。 它消除了转椅工作，并节省了您的时间和金钱。 客户期望一种简化且高效的交互方式。
表单自动化是实现该目标的一种手段。 Forms将建立您的客户群，并与您的营销和CRM自动化系统紧密结合，并为您提供无穷的创造可能性，以为您的客户提供最佳服务。
